Konnektoren
Schemaobjekte
Die SQL- und Dateibrücke
Das OAuth 2.0 Verfahren
Gesperrte Datensätze

Zoho CRM Konnektor

Der Zoho CRM Konnektor stellt die Schnittstelle zwischen Zoho CRM und Syncler dar.
Er liegt in drei Versionen vor, die gezielt die API-Versionen 2.1, 6 und 8 adressieren.

  • Abhängig von der gewählten Version stehen unterschiedliche Schemaobjekte und Strukturen zur Verfügung.
  • Die Kommunikation erfolgt standardmäßig über die REST API.

Für die Anmeldung an der API können zwei Verfahren verwendet werden:

  • Self Client
  • Server-based Applications (OAuth Authorization)

⚠️ Für die Version 2.1 steht ausschließlich das Verfahren Self Client zur Verfügung.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung des Konnektors müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Melden Sie sich in Zoho an und rufen Sie die API Konsole auf.
  2. Klicken Sie auf "ADD CLIENT", um eine der beiden Anmeldemethoden einzurichten.
    • Wählen Sie Self Client oder Server-based Applications, abhängig von Ihrer API-Version und gewünschten Zugriffsmethode.
  3. Notieren Sie sich die generierten Client-IDs und Client-Secrets, da diese später in Syncler benötigt werden.

Einrichtung

1. Neues System anlegen

  • Legen Sie in Syncler ein neues System mit dem Konnektor „Zoho CRM“ an.
  • Wählen Sie dabei die passende API-Version (2.1, 6 oder 8).

Die Basis-URLs der API sind bereits in der Maske hinterlegt.
Abhängig von der Zoho-Instanz (z. B. Zoho One) muss die Domain angepasst werden, etwa von .eu auf .com.

2. Authentifizierung konfigurieren

a) Self Client

  • Wechseln Sie in der API-Konsole in den Bereich "Generate Code".
  • Geben Sie die gewünschten Scopes an. (Eine Vorgabe finden Sie im Hilfetext der Syncler-Maske.)
  • Wählen Sie ggf. eine Instanz oder Sandbox und klicken Sie auf "Create".
  • Übernehmen Sie den erzeugten Grant Token in die Syncler-Maske.
  • Nach dem Speichern prüft Syncler den Token und erzeugt eine dauerhaft gültige Anmeldung.

b) Server-based Applications (OAuth Authorization)

  • Tragen Sie in Syncler die Client-ID und das Client-Secret ein.
  • Passen Sie ggf. die Authorization URL an.
  • Hinterlegen Sie eine Redirect URL in Syncler und in der Zoho-API-Konsole, z. B.:
    https://admin.syncler.com/oauth-callback.html
  • Die Scopes sind in Syncler bereits vorbelegt, können aber bei Bedarf angepasst werden.
  • Wechseln Sie nach der Eingabe in die Seite OAuth Authorization und klicken Sie auf Autorisieren.
  • Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie sich mit Ihrer Zoho-Anmeldung authentifizieren und den Zugriff bestätigen.
  • Nach dem Speichern wird die Verbindung validiert und dauerhaft gespeichert.

3. Empfehlung

  • Empfohlen wird das OAuth-Verfahren, da hier eine gezielte Freigabe für Syncler erteilt und bei Bedarf wieder entzogen werden kann.
  • Das Self-Client-Verfahren ist unflexibler:
    • Der Client kann nur einmalig definiert werden.
    • Er wird ggf. von mehreren Anwendungen gemeinsam genutzt.
    • Eine gezielte Kontrolle der Berechtigungen ist nicht möglich.

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Objekte

Die Schemaobjekte des Konnektors beinhalten standardmäßig alle Module von Zoho CRM.

Darüber hinaus sind zusätzliche Objekte verfügbar:

  • E-Mail-Verarbeitung

    • GetEmails → vorhandene E-Mails auslesen
    • AssociateEmails → E-Mails ablegen und zuordnen
    • SendEmails → E-Mails direkt versenden
    • Hinweis: Das Lesen von E-Mails erfordert die Auswahl des übergeordneten Moduls, über Filter mit den Parametern "Related" und "RelatedId"

  • Dateien und Anhänge

    • Attachment → Zugriff und Ablage von Dateianhängen
    • Photo → Zugriff auf das Foto eines Datensatzes

  • Kontaktrollen

    • Contact_Roles → Rollenzuordnung zwischen Kontakten und Deals

  • Gelöschte Datensätze

    • deleted → ermöglicht die Abfrage bereits gelöschter Datensätze

Lesen von Daten

  • Das Lesen von Daten ist grundsätzlich ohne Einschränkungen möglich.
  • Abruf von Änderungen:
    • Kann nicht mit einem Filter kombiniert werden.
    • Nutzen Sie stattdessen den zweiten Filter im Sync.

Filter-Syntax

  • Der Syntax basiert auf einer einfachen Struktur:

(::)

  • Mehrere Bedingungen können mit AND oder OR kombiniert und durch Klammern gruppiert werden:

((::) and (::))

  • ⚠️ Ein leerer Wert (value) führt zu einer Fehlermeldung.
  • Verwenden Sie in diesem Fall einen spezifischen Operator oder einen Dummy-Wert.

Einschränkungen

  • Der Konnektor unterstützt nicht das automatische Filtern des Sync-Status (wegen Konflikten mit Änderungsabfragen).

Abfragen mit COQL

  • Das Lesen von Abfragen wird unterstützt.
  • Syntax basiert auf COQL (CRM Object Query Language).
  • Es ist immer eine WHERE-Bedingung erforderlich.

Schreiben von Daten

  • Das Schreiben von Daten ist für alle Module möglich.
  • Für spezielle Schemaobjekte (z. B. E-Mails, Anhänge) hängt die Schreibfähigkeit vom jeweiligen Objekt ab.
  • Das Löschen von Datensätzen wird unterstützt.

Besonderheiten

  • Durch das Einlesen des Schemas werden automatisch Auswahllisten zu Auswahlfeldern angelegt.

  • Diese können in Transformationen und Validierungen genutzt werden.

  • In den Experteneinstellungen kann die geteilte Verwendung von Access-Tokens aktiviert werden:

  • Access-Tokens stehen dann über Syncler-Parameter auch anderen Syncs zur Verfügung.

  • Dies ist wichtig bei parallelen Ausführungen, da Zoho nur maximal 5 Access-Tokens pro Minute ausgibt.

  • Jeder Sync verwendet eine eigenständige Instanz des Konnektors. Ohne geteilte Tokens kann es zu Limitüberschreitungen kommen.