Konfiguration des Universal Syncs

Der Universal Sync ist der flexibelste Sync in Syncler.
Er ermöglicht die Abbildung unterschiedlichster Szenarien und unterstützt sowohl einfache als auch komplexe Datenstrukturen.
In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Parameter der Konfiguration sowie deren Einsatzmöglichkeiten beschrieben.

Auswahl der Systeme und Objekte

Zu Beginn der Konfiguration werden immer die Systeme und Objekte ausgewählt.

• Die Kombination von Systemen und Objekten ist grundsätzlich beliebig.
• Lediglich Objekte mit Positionslisten (z. B. Belege mit Belegzeilen) erfordern den Einsatz des Universal Syncs zur Verarbeitung geschachtelter Daten.

Ausführung

Im Bereich „Ausführung“ wird festgelegt, wie der Sync während der Verarbeitung arbeitet.
Besonders wichtig ist hier das Verhalten bei Fehlern:

• Für kontinuierliche Syncs empfiehlt sich die Einstellung:
  „Datensätze zur nächsten geplanten Ausführung hinzufügen“.

Daten lesen

Im Bereich „Daten lesen“ wird festgelegt, wie der Sync Daten aus dem Quellsystem lesen soll.

• Optional kann ein Filter auf Feldebene definiert werden.
  • Falls das Quellsystem diese Funktion nicht unterstützt oder zusätzliche Anforderungen bestehen, kann ein zweiter Filter in Kombination mit Transformationen eingesetzt werden.
• Das Standardverhalten ist das Lesen von neuen Änderungen. Um alle Datensätze ggf. mit Filter und ohne Einschränkungen von Änderungen abzurufen, aktivieren Sie Immer alle Datensätze aus Quelle abfragen.
• Das Standardverhalten von CRM Konnektoren ist das Lesen mittels eines Sync-Kennzeichens. Dahinter verbirgt sich ein Auswahlfeld, was manuell in den Systemen anzulegen ist. Im Universal-Sync wird dieses Verhalten mit dem Parameter Daten über Sync-Status einschränken gesteuert.
• Das Abrufen von Änderungen ist vom Konnektor vorgegeben. In einigen Konnektoren (z.B. Sage WinCarat) kann dies angepasst werden. Dafür stehen die Einstellungen Alternative Spalte für LastDatetime und Alternative Spalte für LastVersion zur Verfügung. Diese ersetzen das Änderungsfeld im Schemaobjekt in der aktuellen Ausführung.

Daten verarbeiten

Der Bereich „Daten verarbeiten“ steuert die Verarbeitung eines einzelnen Datensatzes.
Dazu gehören das Konfliktverhalten oder Bedingungen für die Anlage.

• Der Paramater Keine Datensatzkopie in Datensatz-Abbildung speichern steuert das Speichern des Quelldatensatzes an der Datensatz-Abbildung. Das ist für eine Konfliktbehandlung relevant und kann bei einer unidirektionalen Übertragung aktiviert werden, um Speicherplatz zu sparen.
• Datensatz-Abbildung steuern die Quelle-Ziel-Zuordnung und haben Priorität vor Suchen. Nicht in allen Szenarien sind Sie sinnvoll und können mit Keine Datensatz-Abbildung anlegen abgeschaltet werden.

Abhängigkeiten zwischen Objekttypen

Häufig bestehen Abhängigkeiten zwischen Objekten, z. B. Firma und Person.
Damit die Reihenfolge eingehalten wird, kann eine Vorbedingung für Neuanlagen definiert werden.

• Die notwendigen Daten können per Transformation ermittelt werden, z. B. über Abfragen von Datensatz-Abbildungen.
• Überprüfen Sie dabei das Vorhandensein der notwendigen Informationen.

Hinweis:
Wenn ein Objekttyp nicht dauerhaft mit dem Ziel verknüpft sein soll, kann die Verwendung von Datensatz-Abbildungen deaktiviert werden.
Dies ist sinnvoll, wenn nur temporäre Anpassungen erfolgen sollen, z. B. das Aktualisieren bestimmter Stammdaten in einem Sync-Datensatz.
Auch für das Anlegen von Datensätzen mit Prozess-Charakter (Termine, Aufgaben) ist dies zu empfehlen, da die Datensatz-Abbildung eine dauerhafte Beziehung zwischen Quelle und Ziel aufbaut und dann keine neuen Datensätze mehr anlegt.

Übereinstimmungsregeln und Neuanlage

Mit der Übereinstimmungsregel wird gesteuert, wie ein Datensatz im Zielsystem gefunden wird.

• Die Regeln können auf eindeutige Kennungen (z. B. Kundennummern, IDs) oder auf Feldkombinationen basieren.

Das Verhalten bei keiner Übereinstimmung bestimmt generell, ob ein neuer Datensatz angelegt werden soll:

• Datensatz anlegen: fehlende Datensätze werden automatisch erstellt.
• Datensatz überspringen: Der Sync legt keine neuen Datensätze an.

Erfolgsbedingungen

Mit der Erfolgsbedingung kann die Antwort des Zielsystems geprüft werden.

• So wird kontrolliert, ob die Übertragung tatsächlich erfolgreich war.
• Falls erforderlich, kann eine Wiederholung der Verarbeitung ausgelöst werden.

Zurückschreiben von Daten

Der Universal Sync unterstützt das Zurückschreiben in den Quelldatensatz.
Dies kann verschiedene Zwecke erfüllen:

• Übernahme generierter Werte

  • z.B. Kundennummern, Bestellnummern oder IDs, die vom Zielsystem erzeugt werden.

• Eintrag statischer Werte

  • z.B. ein Kennzeichen, das signalisiert, dass die Übertragung bereits erfolgt ist.
  • Auf diese Weise können einmalige Übertragungen konfiguriert werden.

• Steuerung weiterer Prozesse

  • Zurückgeschriebene Werte können als Bedingung für nachgelagerte Syncs oder Filter genutzt werden.

Best Practices

• Vorbedingung definieren, wenn abhängige Objekte synchronisiert werden (z. B. erst Firma, dann Personen).
• Filter auf Feldebene einsetzen, um unnötige Datenmengen zu vermeiden.
• Datensatz-Abbildungen nur aktivieren, wenn eine dauerhafte Beziehung zwischen Quell- und Zielobjekt benötigt wird.
• Übereinstimmungsregeln klar definieren, um doppelte oder fehlerhafte Neuanlagen zu verhindern.
• Zurückschreiben gezielt nutzen, um Prozesse zu steuern und generierte Werte verfügbar zu machen.