Konfiguration eines Reports

Diese Anleitung beschreibt die Einrichtung und den Betrieb von Reports im Syncler. Reports dienen dazu, Informationen aus angebundenen Systemen abzufragen, aufzubereiten und bereitzustellen – interaktiv (z. B. im CRM-Portal), zeitgesteuert (Export/Versand) oder als Baustein in Abläufen.

Report-Typen

Wir unterscheiden drei Typen:

1. Report für allgemeine Daten
   Wird im allgemeinen Syncler-Focus angezeigt. Führt eine Abfrage ohne konkreten Datensatz-Kontext aus; optional mit Benutzerkontext filterbar.

2. Report für Objekte
   Wird im Syncler-Focus direkt zu Einzel-Datensätzen angezeigt (z. B. Firma/Person). Definierte Felder des Datensatzes dienen als kontextbezogene Filter.

3. Report für synchronisierte Daten
   Wird im Syncler-Focus zu synchronisierten Datensätzen angezeigt. Verwendet Datensatz-Abbildungen (Mapping Quelle↔Ziel) für kontextbezogene Filter.

Hinweis: Für Reports ohne echte Synchronisationsdaten können Platzhalter-Syncs verwendet werden, die lediglich Quelle/Ziel definieren.

Pflichtangaben & Parameter

• Sync
  Wählen Sie den Sync, der Quelle/Ziel und – falls vorhanden – Datensatz-Abbildungen bereitstellt. Bei Objekt-Reports ist der Sync der Kontextlieferant (z. B. Mandant, System, Mappings).

• Ergebnis als Export versenden
  Führt den Report ggf. mit allen ohne Datensatz-Abbildung seriell aus und versendet das Ergebnis als E-Mail-Anhang.

  • Speicherung: keine Persistenz in CRM/DB.

• Export-Dateiformat
  CSV oder XLSX.

• Abfrage für Datensatz-Abbildungen (nur bei allgemeinen Daten)
  SQL-Abfrage, die die Strukturierung des Ergebnisses durch virtuelle Abbildungen vornimmt. Für jede Zeile dieser Abfrage wird die Hauptabfrage kontextualisiert ausgeführt.

• Spaltenname der Datensatz-ID aus der Abfrage
  Feldname, der in der oben genannten Abfrage die ID liefert (für Kontext/Mappings).

• Report immer direkt ausführen
  Ignoriert ggf. vorhandene Zwischenspeicher/Caches und fragt immer das Endsystem an.

• Im Endsystem sichtbar
  Sichtbarkeit des Reports im Zielsystem umschalten (z. B. CRM-Portal ein-/ausblenden).

• Berechtigungsgruppe
  Kennzeichen (Beschriftungscode), der mit den Report-Berechtigungen des CRM-Benutzers abgeglichen wird. Nur bei Übereinstimmung darf der Report ausgeführt werden.

• Datenbanktyp
  Legt Dialekt & Paging fest (z. B. TOP n vs. LIMIT/OFFSET, Datumsfunktionen). Wichtig für Filter, Sortierung und „Schema abrufen“.

• Export im Endsystem unterstützt
  Schaltet die Export-Buttons im Endsystem (z. B. CRM-UI) ein/aus.

• Format für Datum-/Uhrzeitfilter
  Vorgabe für benutzerdefinierte Datumsfilter (z. B. yyyyMMdd HH:mm:ss). Erleichtert korrekte Filterbildung im UI.

• Quell- oder Zielobjekt
  Schemaobjekt, das für Kontext (z. B. Auswahl im Portal) ausgelesen wird.

Abfrage (SQL / Statement)

Auf der Seite „Abfrage“ definieren Sie das Statement zum Lesen der Daten. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

• Mandant – wird durch den ERP-Konnektor ersetzt.
• SourceId – Datensatz-ID aus der Datensatz-Abbildung des abfragenden Systems.
• TargetId – Datensatz-ID aus dem Aufruf-Kontext (bei Objekt-Reports: der Filterwert).
• FlowFilter – wird in Abläufen gesetzt (z. B. Region='West' AND Datum>=...).
• UserService – Kennzeichen des aufrufenden Benutzers.

Beispiele für Platzhalter in WHERE:

-- Kontext: synchronisierte Daten (Mapping)
... WHERE KontoId = '#SourceId#'

-- Ablaufgesteuerter Filter
... WHERE #FlowFilter#

-- Benutzerbezogene Einschränkung
... WHERE Owner = '#UserService#'

Schema abrufen

Mit „Schema abrufen“ wird die Abfrage einmal ausgeführt und die Ergebnisstruktur bestimmt. Im Anschluss konfigurieren Sie die Spalteneigenschaften.

Spaltenkonfiguration

Allgemein

• Typ
  Datentyp, der die Ausgabe steuert (Zahl, Text, Datum/Zeit usw.). Zahlen können formatierte Trennzeichen enthalten.
• Standardsortierung
  Sortierkriterium für den ersten Aufruf.
• Absteigend sortieren
  Richtungsangabe für die Standardsortierung.
• Standardfilter
  Wird beim ersten Aufruf angewandt.
  • #T → aktuelles Datum im Format TT.MM.JJJJ
  • #U → übertragene Benutzerkennung
• Standardfilter-Operator
  Vergleichsoperator (z. B. =, <>, LIKE, >=).

Ausgabe

• Anzeigen – Spalte in Ergebnisliste sichtbar.
• Reihenfolge – Position in Liste.
• Beschriftung – Spaltenüberschrift (lokalisierbar).
• Statische Ausgabe – Konstante Zeichenkette statt Inhalt (Originalwert bleibt für Drill nutzbar).
• Beschriftungsgruppe – CRM-Werteliste für Filterfeld im UI.
• Als Icon ausgeben – Darstellung als Icon in der Liste (setzt Beschriftungsgruppe voraus).
• Ausrichtung in Liste – Links/Mitte/Rechts.
• Spaltenbreite in Liste – Breitenvorgabe.

Drill (Verlinkung)

• Drill-Report – Report, der per Hyperlink geöffnet wird.
• Drill-Vergleichsspalte – Spalte im Ziel-Report, deren Wert mit dem aktuellen Spaltenwert übereinstimmen muss.

Zusammenfassung

• Funktion – Anzahl, Summe, Max, Min, Durchschnitt.

CRM-Verknüpfung

• Entität oder .NET DLL
  • Entität: Direktaufruf eines CRM-Datensatzes.
  • .NET-DLL: Sprungziel Name.dll-RunMethod (folgender Wert bestimmt URL-Parameter).
• Vergleichsfeld oder URL-Parameter
  • Feld in der CRM-Entität (oder Parametername für DLL), das mit dem Spaltenwert gematcht wird.
• Verknüpfung in neuem Fenster öffnen – optionales Target-Verhalten.

Ausführung & Versand

• Interaktiv (Portal/Focus)
  • Kontextbezogene Filter über Datensatz-Abbildung (synchronisierte Daten) oder Objekt-Felder (Objekt-Reports).
• Zeitgesteuert (Scheduler)
  • Intervallbasiert. In Kombination mit „Ergebnis als Export versenden“ Versand an definierte Empfänger.
• Ablauf (empfohlen für Personalisierung)
  • Sync bestimmt die Zielmenge.
  • Report wird pro Datensatz mit #FlowFilter# ausgeführt.
  • E-Mail-Inhalte/Anhänge werden personalisiert (Vorlagen).

E-Mail-Konnektor erforderlich: Versand erfolgt nicht über die allgemeine Syncler-SMTP-Konfiguration.