Übertragung eines Beleges mit einem Ablauf

Mit einem Ablauf (Flow) können Sie sicherstellen, dass vor der Übertragung eines Beleges die notwendigen Stammdaten bereits existieren und – falls nicht – automatisch angelegt bzw. aktualisiert werden. So vermeiden Sie manuelle Zwischenschritte, Fehlermeldungen und Medienbrüche.

Zielgruppe & Nutzen

Für wen? Anwender:innen und Admins, die Belege (z. B. Angebote, Aufträge, Rechnungen) in ein Zielsystem übertragen.
Warum? Der Ablauf prüft und erfüllt Voraussetzungen (z. B. Firma/Konto vorhanden), bevor der Beleg-Sync startet.

Voraussetzungen

• Zugriff auf Syncler inkl. Berechtigung zum Anlegen von Syncs und Abläufen.
• Konfigurierte Systeme (Quelle/Ziel, z. B. CRM ↔ ERP).
• Optional: Vorlagen für Stammdaten- und Beleg-Syncs (empfohlen).

Überblick: Komponenten

Für das Szenario benötigen Sie folgende Bausteine:

1. Stammdaten-Sync(s)
   Ein oder mehrere Syncs zur Übertragung der relevanten Stammdaten (z. B. Firma, Ansprechpartner, Konto).

   Tipp: Nutzen Sie vorhandene Synchronisations-Syncs oder Vorlagen.

2. Beleg-Sync
   Ein Sync, der den Beleg in das Zielsystem schreibt (Vorlage oder bereits bestehender Sync).

3. Lese-Sync für Quelldaten (Beleg)
   Ein dedizierter Sync, der nur die Quelldaten des Beleges liest – typischerweise nicht Teil einer Standard-Synchronisation.
   Empfohlen: Universal Ablauf – Geschachtelte Daten lesen (für Belege mit Positionen).

   • Quelle: System & Objekt des Belegs wählen
   • Transformation: optional
   • Ziel: keines (nur Lesen)
   • Zweck: Auf Basis der gelesenen Daten Filter/Parameter für die Stammdatenbildung ableiten.

Schritt-für-Schritt: Ablauf anlegen

Der Ablauf stellt die einzelnen Schritte in der richtigen Reihenfolge zusammen. So gehen Sie vor:

1) Ablauf anlegen (Ad-hoc-fähig)

• System & Objekt des Beleges als Ablauf-Kontext setzen.
  → Dadurch können Sie den Ablauf auch Ad-hoc mit einer Beleg-ID starten (z. B. aus UI/APIs).

2) Schritt „Beleg-Quelldaten lesen“

• Aktion: Manuellen Sync ausführen
• Sync: Universal Ablauf – Geschachtelte Daten lesen (siehe oben)
• Ergebnis: Beleg-Header + Positionen stehen als Kontextdaten für Folgeschritte bereit.

3) Schritt „Stammdaten übertragen“

• Aktion: Sync pro Quelldatensatz aus Vorgänger mit ausgewertetem Filter ausführen
• Vorgänger: Schritt „Beleg-Quelldaten lesen“
• Sync: Ihr Stammdaten-Sync (z. B. Firma/Konto)
• Filter formulieren (systemabhängig, z. B. SQL/OData) und mit Platzhaltern aus den gelesenen Belegdaten befüllen.
  Beispiel (Sage CRM, Firma zum Verkaufschance):

  comp_companyid IN (
    SELECT oppo_primarycompanyid
    FROM Opportunity
    WHERE oppo_opportunityid = #quot_opportunityid#
  )
  

Ziel: Genau die Datensätze treffen, die als Voraussetzung für den Beleg benötigt werden (z. B. zugehörige Firma).

Sonderfall: Status-Kennzeichen (z. B. Sage CRM)

Bestimmte Stammdaten-Syncs berücksichtigen ein Status-Flag, um Massendaten zu vermeiden. Um trotzdem gezielt zu übertragen:

• Zusätzlicher Schritt: Lesen-Sync „Universal Ablauf – Daten lesen“
  • Mit dem gleichen Filter wie oben ausführen.
  • In diesem Lese-Sync ggf. die Status-Prüfung deaktivieren.
• Danach: eigentlichen Stammdaten-Sync ausführen und dessen Input direkt aus dem Lese-Sync nehmen. → Dadurch wird die Status-Prüfung umgangen, ohne die Standardkonfiguration global zu ändern.

4) Schritt „Beleg übertragen“

• Aktion: Sync pro Quelldatensatz aus Vorgänger ausführen
• Vorgänger: Schritt „Beleg-Quelldaten lesen“
• Sync: Beleg-Sync (z. B. Angebot/Bestellung/Rechnung)
• Ergebnis: Der Beleg wird übertragen, nachdem die Stammdaten bereitstehen.

Ablaufdiagramm (logisch)

1. Beleg-Quelldaten lesen →
2. Stammdaten ableiten & übertragen (ggf. Vor-Lese-Sync ohne Statusprüfung) →
3. Beleg übertragen

Zusammenfassung

Mit einem Ablauf automatisieren Sie die Voraussetzungsprüfung und -erfüllung vor der Belegübertragung. So werden Stammdaten bei Bedarf vorab konsistent erstellt/aktualisiert, und der Beleg-Sync kann fehlerfrei durchlaufen – auf Knopfdruck oder Ad-hoc.