Verarbeitung von CSV-Dateien mit einem Ablauf

In diesem Leitfaden wird beschrieben, wie Sie eingehende CSV-Dateien über einen Ablauf verarbeiten und die enthaltenen Daten in mehrere Zielobjekte aufteilen – z. B. Firma, Ansprechpartner (Person) und Verkaufschance.
Der Ablauf stellt sicher, dass abhängige Schritte (z. B. Person benötigt Firma) korrekt nacheinander ausgeführt werden und Fehler zentral behandelt werden.

Warum ein Ablauf?

Die Verarbeitung ließe sich auch mit Nachfolge-Syncs realisieren. Das hat jedoch Nachteile:

• Kettenabbruch: Schlägt ein Sync fehl, startet der Nachfolger nicht – auch erfolgreiche Datensätze bleiben liegen.
• Mehrfaches Lesen: Jeder Sync müsste die CSV (oder den Datensatz-Speicher) erneut lesen.
• Archivierung/Housekeeping: Welcher Sync löscht/verschiebt die Datei? Das wird schnell uneinheitlich.

Ein Ablauf führt alle Schritte kontrolliert aus, übernimmt die Fehlerbehandlung und kann erfolgreiche Datensätze konsistent bis zum Ende weiterverarbeiten.

Voraussetzungen

• Zugriff auf die CSV-Quelldatei (z. B. Dateisystem, SFTP, Cloud-Speicher über passenden Konnektor).
• Berechtigte Zielsysteme/Konnektoren (z. B. CRM/ERP) sind angelegt und getestet.
• Optional: Ordnerstruktur für Eingang, Archiv, Fehler.

CSV vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass die Datei formal konsistent ist:

• Trennzeichen: , oder ; (mit Angabe im CSV-Reader).
• Textbegrenzung: " falls Felder Trennzeichen/Zeilenumbrüche enthalten.
• Kopfzeile: Erste Zeile mit Spaltennamen.
• Zeichensatz: UTF-8 (empfohlen).
• Beispielspalten: company_name, company_city, person_firstname, person_lastname, person_email, opportunity_name, opportunity_amount, …

Tipp: Dokumentieren Sie das CSV-Layout. Eine unveränderte Spaltenbezeichnung erleichtert die Feldzuordnung.

Schritt 1 – CSV im Ablauf lesen

Legen Sie einen Sync vom Typ „Universal Ablauf – Daten aus CSV lesen“ an.

• Abfrage (Schema): Spalten explizit definieren (Name).
• CSV-Optionen: Trennzeichen, Textqualifizierer, Encoding, Headerzeile, Dezimaltrennzeichen.
• Transformation (optional):
  • Werte normalisieren (Trimmen, Groß/Kleinschreibung, Konvertierung).
  • Pflichtfelder prüfen, Vorbelegungen setzen.
• Zweiter Filter (optional): Unvollständige/irrelevante Zeilen ausschließen.

Wichtig: Dieser Sync dient ausschließlich dem Lesen – er speichert noch nichts im Zielsystem.
Ergebnis: Eine transformierte Quelldatenmenge, die Folge-Syncs nutzen.

Schritt 2 – Schreib-Syncs anlegen

Erstellen Sie drei (oder Ihren Objekten entsprechende) Schreib-Syncs:

1. CSV → Firma (z. B. CRM-Firma)
2. CSV → Person (Ansprechpartner)
3. CSV → Verkaufschance

Parameter für ID-Übergabe

Damit abhängige Objekte sauber verknüpft werden, legen Sie in den Folge-Syncs leere Parameter an:

• Im Person-Sync: Parameter CompanyID (leer)
• Im Opportunity-Sync: Parameter CompanyID und PersonID (leer)

Diese Parameter füllen wir später im Ablauf dynamisch mit den in Schritt 1 bzw. nach dem Speichern erzeugten/ermittelten IDs.

Feldzuordnung

• Ordnen Sie CSV-Spalten den Zielfeldern zu (z. B. company_name → Firmenname).
• Berücksichtigen Sie Pflichtfelder und Validierungen im Zielsystem.
• Aktivieren Sie – falls verfügbar – Konfliktmanagement („nur Quelländerungen schreiben“) und Datensatz-Abbildungen, um Duplikate zu vermeiden und Wiederholungen korrekt zu behandeln.

Schritt 3 – Ablauf konfigurieren

Erstellen Sie den Ablauf und fügen Sie die Schritte in folgender Reihenfolge hinzu:

1. Lesen CSV – führt den Sync „Universal Ablauf – Daten aus CSV lesen“ aus

   • Ausführungsart: manuell/geplant (je nach Szenario)
   • Ergebnis wird als transformierte Quelldaten bereitgestellt.

2. Firma schreiben – verwendet die Quelldaten aus Schritt 1

   • Kopierregel nach erfolgreichem Schreiben:
     CompanyID|:|#Ziel-ID#|;|
     (Die vom Zielsystem vergebene ID wird im Ablauf für nachfolgende Schritte unter CompanyID gespeichert.)

3. Person schreiben – verwendet die Quelldaten aus Schritt 1

   • Verknüpfung zur Firma über Parameter CompanyID.
   • Kopierregel nach erfolgreichem Schreiben:
     PersonID|:|#Ziel-ID#|;|

4. Verkaufschance schreiben – verwendet die Quelldaten aus Schritt 1

   • Verknüpfung zur Firma/Person über Parameter CompanyID und PersonID.

Hinweise

• „#Ziel-ID#“ bezeichnet die im jeweiligen Schritt erzeugte/ermittelte ID des geschriebenen Zieldatensatzes.
• Kopierregeln werden nach erfolgreichem Schreiben angewendet und stehen den Folge-Schritten zur Verfügung.
• Falls das Zielsystem ohne ID zurückmeldet, stellen Sie sicher, dass der Sync das gespeicherte Objekt (inkl. ID/Änderungsinfo) zurückliefert.

Zusammenfassung

• Ein Ablauf liest die CSV einmal und orchestriert mehrere Schreib-Syncs.
• Kopierregeln übergeben die erzeugten IDs (CompanyID, PersonID) zuverlässig an Folge-Schritte.
• Fehlerbehandlung bleibt zentral, differenziell und performant.
• Archivierung und Housekeeping runden den Prozess ab.

Mit dieser Struktur verarbeiten Sie CSV-Importe robust, nachvollziehbar und erweiterbar – von der Firma über die Person bis zur Verkaufschance.