Email-Archivierung mit CAS

Diese Anleitung beschreibt, wie eingehende E-Mails automatisiert in CAS archiviert werden. Sie lernen zwei Vorgehensweisen kennen:

1. Archivierung der vollständigen E-Mail (inkl. Kopf- und MIME-Struktur)
2. Archivierung der E-Mail-Anhänge als einzelne CAS-Dokumente

Die Lösung basiert auf einem E-Mail-Konnektor (Quelle) und einem CAS-Konnektor (Ziel). Optional können Transformationen, Verknüpfungen und Nachbearbeitungen ergänzt werden.

Voraussetzungen

• Ein funktionierender E-Mail-Konnektor (z. B. IMAP, Microsoft Exchange Online), Authentifizierung getestet.
• Ein CAS-System mit Schreibrechten (Objekte lesen/schreiben).

Variante A: Archivierung als E-Mail (EML)

Bei dieser Variante wird die Nachricht als EML unverändert in CAS abgelegt. Dies bewahrt die Originalstruktur (Header, Body, Inline-Bilder, Anhänge).

Geeigneter Sync-Typ

• Universal Sync für E-Mail
  Quelle: E-Mail-System
  Ziel: CAS-System, Objekt EMAILSTORE

Kerngedanke

Der E-Mail-Konnektor stellt den Rohinhalt im Feld „EML (FileContent)“ bereit. Das CAS-Ziel besitzt ein gleichnamiges Feld. Durch 1:1-Zuordnung wird die komplette E-Mail archiviert.

Konfigurationsschritte (Kurzfassung)

1. Sync anlegen

   • Typ „Universal Sync für E-Mail“ wählen.
   • Quelle: E-Mail-System auswählen.
   • Ziel: CAS-System und Objekt EMAILSTORE wählen.

2. Feldzuordnung

   • Quelle EML (FileContent) → Ziel EML (FileContent).
   • Optional Verknüpfungen: Ticket, Verkaufschance, Kontakt.

3. Transformationen (optional, empfohlen)

   • Betreff normalisieren (z. B. „Re:“/„Fwd:“ entfernen, führende Ticketnummern erkennen).
   • RegEx-Extraktion zur Ermittlung von Kontextschlüsseln (z. B. Ticketnummern).
   • Abfragen im CAS zur Ermittlung von GGUID/Zielentitäten; Ergebnis als neue Spalten bereitstellen.
   • Parameter für OBJECTTYPE/Verknüpfungsfelder setzen (z. B. LinkFrom-Felder).

4. Verknüpfungen aufbauen

   • Ermittelten Kontext (z. B. Firma, Kontakt, Verkaufschance) per Feldern wie LinkFromObjectType, LinkFromGGUID o. ä. setzen.

5. Nachbearbeitung/Optionen

   • Verarbeitete E-Mails verschieben oder löschen (Optionen des E-Mail-Syncs).
   • Änderungsgrenzwert (Datum/Version) verwenden, um nur neue Nachrichten zu lesen.
   • Datensatz-Abbildungen aktiv lassen, damit identische E-Mails nicht doppelt archiviert werden (Duplikatschutz).
   • Spätere Verknüpfungs-Updates sind möglich (ohne E-Mail erneut zu importieren).

Best-Practices

An der Beispielvorlage "Email-Archivierung in CAS" können Sie die Vorgehensweise nachvollziehen.

Variante B: Archivierung von Anhängen als Dokumente

Hier werden Anhänge jeder E-Mail als eigene Dokumente in CAS gespeichert. Kontextinformationen (Betreff, Absender, Geschäftsvorfall) stammen aus der E-Mail und werden pro Anhang wiederverwendet.

Geeigneter Sync-Typ

• „E-Mail-Anhänge nach CAS Dokument“
  Quelle: E-Mail-System (liefert Anhänge + Metadaten)
  Ziel: CAS-Dokumentobjekt DOCUMENT

Konfigurationsschritte (Kurzfassung)

1. Sync anlegen

   • Typ „E-Mail-Anhänge nach CAS Dokument“.
   • Quelle: E-Mail-System.
   • Ziel: CAS-Objekt für Dokumente.

2. Filter & Policies

   • Minimale/maximale Dateigröße (z. B. ≥ 1 KB und ≤ 25 MB).
   • Dateitypen-Whitelist (z. B. pdf, docx, xlsx, png, jpg).
   • Optional: Ausschluss bekannter „Schmutz-Anhänge“ (Logos, Tracking-Pixel).

3. Feldzuordnung

   • Anhangs-Inhalt → FileContent
   • Dateiname/MIME-Type → Name, ContentType
   • E-Mail-Kontext (Betreff, Absender, Datum) → Dokument-Metadaten (Titel, Beschreibung, Kategorien)
   • Verknüpfungsfelder (Firma/Kontakt/Verkaufschance) aus Transformation

4. Transformationen (optional, empfohlen)

   • RegEx-Extraktion aus Betreff/Text (z. B. Ticket-ID, Belegnummer).
   • Nachschlagen (CAS) → GGUID/Zielentität ermitteln.
   • Normalisierung von Dateinamen (z. B. ungültige Zeichen entfernen, Präfixe wie Datum/Vorgangsnummer hinzufügen).

5. Nachbearbeitung

   • Erfolgreich verarbeitete Nachrichten optional verschieben (z. B. „Archiviert“) oder kennzeichnen.
   • Fehlerhafte/abgelehnte Anhänge in Quarantäne protokollieren.

Checkliste (Go-Live)

• E-Mail-Ordner, Filter und Zeitfenster korrekt gesetzt
• Feldzuordnung EML/Anhänge ins Ziel getestet
• RegEx- und Abfrage-Transformationen liefern eindeutige Treffer
• Verknüpfungen (Firma/Kontakt/Vorgang) korrekt gefüllt
• Nachbearbeitung (Verschieben/Löschen/Taggen) aktiv
• Fehlerverhalten und Wiederholung sinnvoll konfiguriert

Beispiel: RegEx-Extraktion aus Betreff

• Ticketnummer: \bTCKT[-\s]?(\d{6,})\b
• Belegnummer (ERP): \b(BELEG|RE|AR|SO|PO)[-\s]?(\d{5,})\b

Die Gruppe 1 (oder 2) in der Transformation als Platzhalter verwenden, anschließend per „Daten abfragen“ die passende GGUID in CAS ermitteln und den Link setzen.