Exchange-Sync für CAS

In diesem Artikel wird die Synchronisation von Terminen zwischen Microsoft 365 und CAS ausführlich beschrieben.

Voraussetzung

Damit die Synchronisation erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Ein Microsoft 365 Konnektor wurde eingerichtet, und die API-Berechtigungen erlauben den Zugriff auf die erforderlichen Daten.
• Ein CAS/SmartWe Konnektor wurde konfiguriert.
• Die gewünschten Postfächer sind im Microsoft 365 Konnektor konfiguriert.
• Die Benutzer im CRM müssen anhand ihrer E-Mail-Adresse eindeutig zugeordnet werden können. Diese muss identisch zu Microsoft 365 sein.
• Zu jedem synchronisierten Benutzer muss ein Kontakt (Mitarbeiterkontakt) mit identischer E-Mailadresse angelegt werden.
• Für das CAS/SmartWe Frontend muss eine zusätzliche Anpassung installiert werden.

Anzulegende Felder und Verknüpfungen

Termin:

• string ORGANIZER_MAIL
• string SLM_UNKNOWNATTENDEES
• datetime SLM_CHANGEEDDATE

Verteiler:

• boolean SLM_ISEXCHCONTLIST

Verknüpfungen:

• ORGANIZER - Termin zu Adresse (m:1)
• MSGRINVITED - Termin zu Adresse (m:n)
• MSGRACCEPTED - Termin zu Adresse (m:n)
• MSGRMAYBE - Termin zu Adresse (m:n)
• MSGRDECLINED - Termin zu Adresse (m:n)

Microsoft Graph Ereignis nach CAS Termin

Dieser Sync überträgt Termine aus Outlook in das CAS. Dabei werden auch gelöschte Termine erkannt und in Zoho CRM gelöscht.
Es ist zu beachten, dass Outlook Termininhalte als HTML-Dokument verwaltet, während CAS den Termininhalt nur als Text speichert. Die enthaltene Vorlage führt eine automatische HTML-zu-Text-Konvertierung durch, die jedoch nicht verlustfrei ist.

Der Sync ruft über die Delta-Funktion alle Termine für die konfigurierten Postfächer und das festgelegte Zeitfenster ab.
Neue abgebrochene Termine werden übersprungen.
Der Organisator des Termins wird in CAS über die Verknüpfung vom Typ "ORGANIZER" zu den Mitarbeiterkontakten hinterlegt.

Zusätzliche Einstellungen

Feldname für unbekannte Teilnehmer:
In diese mehrzeilige Textfeld werden alle Teilnehmer eingetragen die im CAS System nicht bekannt sind.

Als Zugriffsberechtige ausgeschlossene Teilnehmer bei Extern organisierten Terminen:
In dieses mehrzeilige Textfeld können die E-Mailadressen alle Internen Teilnehmer Semikolon getrennt eingetragen werden, deren Postfächer nicht Teil der Synchronisation sind. Dies verhindert das durch diese Nutzer angelegte Termine doppelte im Kalender angezeigt werden.

Folgende Felder werden im CAS durch die Vorlage gefüllt:

• Notizen – Termininhalt
• Ganztägiges Ereignis
• Stichwort
• Beginn
• Ende
• Ort
• Zeitzone

Teilnehmerlogik:
Teilnehmer werden anhand der E-Mail-Adresse im CRM (Adressen) gesucht. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird der Teilnehmer übersprungen und in ein Textfeld am Termin geschrieben. Es kommen dabei 4 Verknüpfungsarten zum Einsatz, die dem Status entsprechen (Eingeladen, Angenommen, Abgesagt, Mit Vorbehalt). Gefundene Benutzer zu den Kontakten bekommen lesende Zugriffsrechte. Der Benutzer des Organisators erhält einen Vollzugriff auf den Termin.

Delta-Synchronisation:
Neue, geänderte oder gelöschte Termine werden mit einer Delta-Abfrage ermittelt.
Diese setzt einen initialen Abruf aller Termine in einem festen Zeitfenster voraus.
Für die kontinuierliche Synchronisation wird dieses Zeitfenster in regelmäßigen Intervallen (z. B. Tagen) verschoben, wodurch wieder ein vollständiger Abruf erfolgt.

Verarbeitung von Serienterminen:

• Einzeltermine: 1:1-Zuordnung zu einem CRM-Datensatz
• Serientermine: Wenn ein Serien-Master gelesen wurde, werden alle Vorkommen aus der Quelle gelesen. Alle Ziele, die mit dem Master über Datensatz-Abbildungen verbunden sind, werden gelöscht und die gelesenen Vorkommen werden übertragen.

Berechtigungen in CAS:

• Im CAS/SmartWe ist darauf zuachten, dass es mindestens einen Benutzer mit Vollzugriff auf den Termin geben muss.
• Bei externen Organisatoren muss dieser alternative Benutzer per Transformation festgelegt werden.
• Dieser Benutzer erhält dann auch Einladungen zu diesen Termin.

CAS Termin nach Microsoft Graph Ereignis

Dieser Sync überträgt Termine“ aus CAS in Outlook.
Das Zielpostfach ergibt sich aus der Verknüpfung vom Typ "ORGANIZER" mit einem Mitarbeiterkontakt. Wenn der Organisator nicht zu den synchronisierten Benutzern gehört, findet keine Übertragung statt.

Im CAS/SmartWe können Kontakte nur mit der Verknüpfungsart (Eingeladen) hinzugefügt werden.

Beim Verarbeiten der Serienlogik wird das Wiederholungsschema ausgelesen. Der erste Datensatz aus einer Serie löst diese Übertragung aus.
Wird eine Serie erzeugt, ruft der Sync alle Vorkommen in Quelle und Ziel ab und ordnet sie über das Startdatum zu. Wenn ein Zielvorkommen keinen zugehörigen Quelldatensatz hat, wird es gelöscht.

CAS Kontaktadressen nach MsGraph Kontakte

Die Verwaltung von Kontakten erfolgt mit Verteilerlisten.