Exchange-Sync für Zoho CRM

In diesem Artikel wird die Synchronisation von Terminen zwischen Microsoft 365 und Zoho CRM ausführlich beschrieben.

Voraussetzung

Damit die Synchronisation erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Ein Microsoft 365 Konnektor wurde eingerichtet, und die API-Berechtigungen erlauben den Zugriff auf die erforderlichen Daten.
• Ein Zoho CRM Konnektor wurde konfiguriert.
• Die gewünschten Postfächer sind im Microsoft 365 Konnektor konfiguriert.
• Die Benutzer im CRM müssen anhand ihrer E-Mail-Adresse eindeutig zugeordnet werden können. Diese muss identisch zu Microsoft 365 sein.

Microsoft Graph Ereignis nach Zoho CRM Meeting

Dieser Sync überträgt Termine aus Outlook in das CRM. Dabei werden auch gelöschte Termine erkannt und in Zoho CRM gelöscht.
Es ist zu beachten, dass Outlook Termininhalte als HTML-Dokument verwaltet, während Zoho CRM den Termininhalt nur als Text speichert. Die enthaltene Vorlage führt eine automatische HTML-zu-Text-Konvertierung durch, die jedoch nicht verlustfrei ist. Das Inhaltfeld in Zoho CRM hat auch eine Längenbeschränkung von 2000 Zeichen. Dies wird vom Sync oder der Vorlage nicht behandelt. Eine Überschreitung wird eine Fehlermeldung auslösen.

Der Sync ruft über die Delta-Funktion alle Termine für die konfigurierten Postfächer und das festgelegte Zeitfenster ab.
Neue abgebrochene Termine werden übersprungen.
Der Organisator des Termins wird in Zoho CRM sowohl als Owner hinterlegt.

Private Termine werden durch die Vorlage verworfen, da Zoho die Funktion nicht kennt und so sensible Informationen allgemein zugänglich wären.

Folgende Felder werden im CRM durch die Vorlage gefüllt:

• Beschreibung – Termininhalt
• Ganztägig
• Titel
• Host - Organizer
• Erinnerung
• Von
• Bis
• Ort

Teilnehmerlogik:
Teilnehmer werden anhand der E-Mail-Adresse im CRM (Benutzer, Kontakte, Interessenten) gesucht. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird der Teilnehmer übersprungen.

Delta-Synchronisation:
Neue, geänderte oder gelöschte Termine werden mit einer Delta-Abfrage ermittelt.
Diese setzt einen initialen Abruf aller Termine in einem festen Zeitfenster voraus.
Für die kontinuierliche Synchronisation wird dieses Zeitfenster in regelmäßigen Intervallen (z. B. Tagen) verschoben, wodurch wieder ein vollständiger Abruf erfolgt.

Verarbeitung von Serienterminen:

• Einzeltermine: 1:1-Zuordnung zu einem CRM-Datensatz
• Serientermine: Unterscheidung zwischen Serien-Master, Vorkommen und Ausnahme
  Wenn sich der Serien-Master ändert, löst dies einen kompletten Abgleich der Serie aus. Alle Vorkommen aus Quelle und Ziel werden sortiert abgerufen und zugeordnet. Überzählige Termine im Ziel werden gelöscht. Alle Zuordnungen werden der Datensatzverarbeitung übergeben, wodurch alle einzelnen Vorkommen aktualisiert werden.

Zoho CRM Meeting nach Microsoft Graph Ereignis

Dieser Sync überträgt Meetings“ aus Zoho CRM in Outlook.
Das Zielpostfach ergibt sich aus dem Owner. Wenn der Organisator nicht zu den synchronisierten Benutzern gehört, findet keine Übertragung statt.

Beim Verarbeiten der Serienlogik wird das Wiederholungsschema ausgelesen. Der erste Datensatz aus einer Serie löst diese Übertragung aus, da der Serienmaster nicht direkt abgerufen werden kann. Wird eine Serie erzeugt, ruft der Sync alle Vorkommen in Quelle und Ziel ab und ordnet sie über die Reihenfolge zu. Überzählige Termine im Ziel werden gelöscht. Alle Zuordnungen werden der Datensatzverarbeitung übergeben, wodurch alle einzelnen Vorkommen aktualisiert werden.

Microsoft Graph Ereignis nach Zoho CRM Meeting

Für die Übertragung von im Zoho gelöschten Terminen wird der Sync "Zoho CRM gelöschte Daten" eingesetzt. Die verfügbare Vorlage schränkt den Sync auf Meetings ein und löst im Ziel das Löschen aus. Datensatz-Abbildung werden dabei entfernt.