Dateien ablegen

Dateien können aus verschiedenen Quellen stammen – etwa aus E-Mail-Anhängen, System-Downloads oder Dateiverzeichnissen, die automatisiert überwacht werden.
Der HotFolder-Konnektor bietet dabei die Möglichkeit, ein lokales Verzeichnis (on-premises) oder einen FTP-Ordner zu beobachten und die dort abgelegten Dateien automatisch zu verarbeiten.

Allen Quellen ist gemeinsam, dass der Dateiinhalt im Feld FileContent im Base64-Format bereitgestellt wird. Dieses Feld bildet die technische Grundlage für die Weiterverarbeitung der Dateien in Syncler.

Automatische Nachbearbeitung

Für den HotFolder-Konnektor stehen spezielle Sync-Typen zur Verfügung, mit denen eine Nachbearbeitung der Dateien möglich ist – beispielsweise:

• Verschieben der verarbeiteten Datei in ein Archivverzeichnis (wenn Archivverzeichnis im Konnektor definiert),
• Löschen nach erfolgreicher Übertragung (Standard)

Diese spezialisierten Syncs stehen in Kombination mit folgenden Systemen zur Verfügung:

• CAS/SmartWe
• Sage CRM
• Salesforce
• Zoho CRM

So lassen sich Abläufe wie das automatische Ablegen von Dokumenten oder Anhängen in einem Zielsystem direkt konfigurieren.

Vorbereitung der Dokumentenablage

Um Dokumente aus einem Dateisystem in Syncler zu übernehmen, sind folgende Schritte erforderlich:

1. HotFolder-Konnektor konfigurieren

• Legen Sie in Syncler ein neues System mit dem Typ HotFolder an.
• Definieren Sie:
  • das Basis-Quellverzeichnis,
  • ein optionales Backup- bzw. Archivverzeichnis,
  • und ggf. die FTP-Zugangsdaten, wenn die Dateien von einem FTP-Server gelesen werden sollen.
• Falls erforderlich, aktivieren Sie die Sicherheitsübertragung (SFTP oder FTPS).

2. Sync-spezifische Einstellungen

• In den zugehörigen Syncs können Sie:
  • Unterverzeichnisse festlegen,
  • Dateifilter (Präfix im Namen) konfigurieren

3. Zielsystem einrichten (z. B. Sage CRM)

• Wenn Sage CRM das Ziel der Ablage ist, tragen Sie im entsprechenden Sage CRM-Konnektor die SData-URL ein.
  Diese URL dient als Empfangspunkt für die zu übertragenden Dateien.

Feldzuordnungen

Für die Ablage von Dokumenten müssen in der Regel mindestens folgende Felder zugeordnet werden:

Zusätzlich können weitere Felder zugeordnet werden, um die Datei mit Datensätzen im Zielsystem zu verknüpfen, z. B.:

• Verweis auf Stammdaten (z. B. Kunden-ID, Kontakt-ID)
• Verknüpfung mit Vorgängen (z. B. Verkaufschance, Projekt, Beleg)
• Beschreibung oder Kategorie

Diese Zusatzinformationen lassen sich über Transformationen vorbereiten und anreichern, bevor die Datei gespeichert wird.

Beispielablauf

1. Eine Datei wird in das konfigurierte HotFolder-Verzeichnis gelegt.
2. Der HotFolder-Konnektor erkennt die neue Datei automatisch.
3. Der Sync liest die Datei, konvertiert sie in Base64 und überträgt sie an das Zielsystem.
4. Nach erfolgreicher Übertragung wird die Datei gemäß den Sync-Einstellungen verschoben oder gelöscht.
5. Im Zielsystem (z. B. CRM) steht das Dokument anschließend als Anhang oder Archivdatei zur Verfügung.